De Daghap: wat is e-mailloze vrijdag en heeft deze dag zin?

In de rubriek De Daghap gaat Hart van Nederland op zoek naar verhalen achter speciale dagen, denk aan dagen die ergens aandacht voor vragen. Deze week: de e-mailloze vrijdag.

Het is voor de meeste mensen een vast onderdeel van de werkdag: de e-mail. Iedereen lijkt zo snel mogelijk contact te willen hebben, maar voor sommige mensen krijgt zo'n volstromend postvak veel te veel de overhand. Daarom is e-mailloze vrijdag, dit jaar op 29 november, in het leven geroepen.

E-mailloze vrijdag is een campagne voor bedrijven die al jaren bestaat. Overgevlogen, of misschien wel gemaild, vanuit de Verenigde Staten en België, en nu in Nederland ook een thema.

Het aanleren van e-mailgewoontes begint al op jonge leeftijd, vertelt klinisch neuropsycholoog Erik Matser. "64 procent van de jongeren is telefoonverslaafd. Ze moeten leren wanneer ze te veel tijd in de digitale wereld doorbrengen. Het zou al op jonge leeftijd algemene kennis moeten zijn wanneer je wel of niet iets verstuurt. Op school geven ze les over hoe je slim met e-mails omgaat. Ze stellen vragen als: 'Wanneer stuur je een mailtje?', 'Wanneer is informatie belangrijk?' en dat soort vragen.

Ruis

E-mailen is misschien wel de belangrijkste vorm van communicatie op de werkvloer. Zo'n veelgebruikte vorm van communicatie brengt ook nadelen met zich mee. Yvette Vermeulen, voorzitter van de Nederlandse Beroepsvereniging Professional Organizers (NBPO), legt uit: "We krijgen tegenwoordig veel informatie. Het zit in ons gedrag om meteen te reageren, waardoor je minder tijd hebt om je werk te doen. We zijn geen e-mailer, dat is niet onze functie."

Neuropsycholoog Linde Nieman bevestigt dit. "Wanneer e-mails binnenkomen, is het vaak een afleiding van het werk waar je dan mee bezig bent. Veel mensen hebben de mailbox altijd open staan, dus als een notificatie binnenkomt raak je afgeleid."

Nadelen

Een oplossing zou kunnen zijn om vaker mensen te bellen in plaats van te mailen. Maar bellen heeft ook nadelen, zegt arbeidspsychologe Tosca Gort: "De helft van de bevolking is introvert en kiest er waarschijnlijk bewust voor om alles via de mail te regelen. Ik weet niet of je met zoiets de helft van de bevolking een plezier doet."

En is bellen wel een oplossing voor de afleiding die je ervaart door e-mails? Nieman: "Als je afspreekt om meer te bellen, raak je nog steeds afgeleid. Dan heb je ook nog het geluid van de ringtone als extra afleiding." Volgens haar zou e-mailloze vrijdag alleen het bedoelde effect bereiken als je ook binnen de organisatie aanpassingen aanbrengt. "Als je structurele maatregelen, bijvoorbeeld maximaal 50 mailtjes per dag, combineert met oppervlakkige maatregelen zoals e-mailloze vrijdag, zul je veel sneller het effect bereiken."

Voordelen van mail

Het is ook niet goed voor bedrijven om volledig van de mail af te stappen, zegt arbeidspsycholoog Saskia De Bel: "Mail is juist handig voor het doorsturen van bijvoorbeeld grote documenten. Stel je voor, iedereen in de organisatie krijgt tien stukken voor een vergadering. Dit wordt allemaal geprint. Dat is én veel minder overzichtelijk én veel minder duurzaam. Dan is een mailtje de oplossing."

Als verzender van een mail krijg je volgens De Bel ook een gevoel van voldoening. "Het verdringende gevoel dat je als ontvanger hebt, is juist tegenovergesteld als je de verzender bent. Als je veel mailtjes stuurt, heb je het idee dat je hard aan het werk bent."

De e-mailloze vrijdag is bedoeld om mensen bewust te maken van het feit dat we te veel mailen. Vermeulen: "Het aanpakken van een probleem begint altijd bij bewustwording. Niet veel bedrijven nemen de vrijdag over, maar gebruiken het wel als haakje om bijvoorbeeld mailbewustheidstrainingen te geven in het bedrijf."

In de praktijk

Bij de NBPO zijn ze bezig met het minderen van mailtjes. "Wij mailen zo min mogelijk en gebruiken Teams als communicatiekanaal. We hebben een groep waarin mensen bij het bericht aangeven voor wie een bericht bedoeld is, zodat alleen de nodige mensen reageren. De mail gebruiken wij alleen om met externen te mailen. Het aantal mails is nu afgenomen naar ongeveer twee per dag. Sommige mensen krijgen zelfs maar twee mailtjes per maand", aldus Vermeulen.